ماهي الأقسام والمحاور التي سيتناولها التقرير؟

تحديد ها حسب المنهجية التي تم اختيارها: ويتفاوت عدد هذه المحاور وطبيعة محتواها حسب نوع الموضوع ومستوى البساطة أو التعقيد الذي يتصف به. وتتكون أقسام التقرير من:ينبغي أن تكون شيقة وجذابة وأن تثير فضول القارئ وتشده إلى قراءة بقية محتويات التقرير.

وتتضمن الجهة التي يوجه إليها التقرير إذا كانت معروفة،  وموضوع التقرير، والجهة التي أذنت بإعداده إذا كان التقرير قد وضع بناء على طلب منها، والأساليب والوسائل التي اعتمدت في إعداد محتوى التقرير، والحدود التي التزم بها واضع التقرير بالنظر إلى اختصاصه والإمكانيات الموضوعة تحت تصرفه، والتعريف عند الاقتضاء بالمصطلحات الفنية التي استخدمت في تحرير التقرير والتي يختلف معناها عن المعاني اللغوية الشائعة، وعرض الأقسام التي يتألف منها التقرير ومحتويات كل قسم منها، والنتيجة التي تعتبر من أهم أقسام التقرير لأنها تعبر مباشرة عن الهدف المقصود من إعداد التقرير، بينما تهتم بقية الأقسام بتحليل المعلومات والمعطيات وإبراز الحقائق   وتحليلها تمهيدا لتبرير النتيجة التي تشتمل خاصة على عرض المعطيات والنتائج التي تم التوصل إليها، وعرض الاقتراحات والتوصيات التي تترتب على المعطيات والحقائق والنتائج المذكورة   ومختلف البدائل الممكنة، وتقييم الاقتراحات والفرضيات والإسقاطات بشكل يبرز النتائج الأساسية المترتبة على كل منها مع مراعاة ردود الفعل المتوقعة. وعند تعذر إجراء هذا التقييم باعتباره يخرج عن دائرة اختصاص معد التقرير، يقع الاكتفاء بتقديم توصيات توضع تحت تصرف الجهة المختصة لتكون محل دراسة من قبلها.

 – وتختص بقية أقسام التقرير بتناول المواضيع الفرعية بالدرس والتحليل قصد الوقوف على الحقائق وتحديد الاستنتاجات التي تندرج في إطار الهدف العام للتقرير. ومن المفيد إتباع منهجية في التحرير تراعي التسلسل الرشيد في تتابع الأقسام مثل البدء بالأهم ومن ثم الانتقال إلى المهم، إلى جانب مراعاة الأحداث والوقائع وترتيب التساؤلات الممكنة حول الموضوع بحسب أهميتها ودرجة مساهمتها في إدراك الحقائق وتناول كل منها بالتحليل.

ويمكن تصنيف التقرير إلى عدة أنواع وهي:

– التقرير التأليفي،

–  وتقرير التفقد،

–  وتقرير المتابعة،

–  وتقرير البحث والدراسة،

–  وتقرير النشاط الدوري،

– تقرير تأديبي،

– تقرير عن مهمة بالخارج

 ويعد كل نوع من هذه التقارير من قبل عون واحد أو مجموعة أعوان حسب الحالة باستثناء تقرير التفقد الذي يكلف به عادة عون واحد.