إدارة الإعلام

ليس بخاف على أحد أهمية الإعلام ودوره المتعاظم والكبير في مجمل النشاط البشري ، وإدراكاً من القائمين على تسيير شئون الندوة بأهمية هذا الدور تم اعتماد هذه الإدارة التي تعد من الركائز الهامة والإدارات الرئيسة بالندوة ، لتعكس الوجه المشرق للندوة وما تضطلع به من مهام إنسانية انطلاقا من رسالتها السامية المنبثقة من روح الإسلام وقيمه السمحة ، في التكافل والتراحم ونشر المحبة والوئام .
الأهداف :
تهدف إدارة الإعلام والعلاقات العامة إلى إبراز منجزات الندوة لتعزيز مكانتها وتوثيق علاقاتها مع الجهات المختلفة .   
الارتباط الإداري:_
 ترتبط إدارة الإعلام والعلاقات العامة تنظيمياً بالأمين العام المساعد للتخطيط والتنمية .
مهام الإدارة :_
تقوم الإدارة بمهام عديدة تتعلق برسالتها الإعلامية كوسيط وهمزة وصل بين الندوة والجهات ذات العلاقة ، ووسائل الإعلام بمختلف وسائطه المرئي والمسموع والمقروء ، ويمكن تلخيص المهام المنوطة بالإدارة في النقاط التالية :-
-          إعداد الخطط السنوية للإدارة ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها .
-          إعداد البرامج والمواد الإعلامية للتعريف بالندوة ومنجزاتها .
-          تغطية مناشط الندوة إعلامياً بالتنسيق مع الجهات المعنية
-           تقديم كافة التسهيلات التي تتطلبها عقد المؤتمرات والاجتماعات التي تنظمها الندوة .
-           المشاركة في المعارض المختلفة لإبراز دور الندوة في خدمة قضايا العالم الإسلامي .
-           متابعة تحديث إعداد قاعدة معلومات خاصة بكبار الشخصيات والمسئولين في الأجهزة الحكومية والمؤسسات والمنظمات الخيرية .
-          الإشراف على المركز الإعلامي في الندوة .
-          تنظيم وإعداد الزيارات الرسمية والتعريفية إلى الندوة .
-           إعداد الردود والمقالات الصحفية ، وترتيب مقابلات الصحفيين ومندوبي أجهزة الإعلام .
-           متابعة ما يعرض في وسائل الإعلام المختلفة من موضوعات وأخبار تهم الندوة وعرضها على الجهات المختصة لاتخاذ الإجراءات المناسبة .
-           إعداد تقارير دورية عن نشاط الإدارة في مجال الإعلام والاستقبال والزيارات .
-           التنسيق مع إدارات العلاقات العامة في مكاتب الندوة في الإعداد وإخراج المواد الإعلامية الخاصة بالندوة .
 
أقسام الإدارة : _
   تضم إدارة الإعلام والعلاقات العامة الأقسام التالية :
·                قسم الإعلام : ويهدف إلى إبراز منجزات الندوة والتعريف بها من خلال :
o        إعداد الأخبار والتحقيقات والتقارير عن الندوة ونشاطاتها ونشرها عبر وسائل الإعلام المختلفة
o        توطيد العلاقات مع وسائل الإعلام المختلفة للاستفادة منها في تحقيق أهداف الندوة .
o        رصد ما ينشر في وسائل الإعلام المختلفة مما يهم الندوة ويتعلق بنشاطاتها وحفظه وفهرسته
o        تزويد إدارات الندوة وأقسامها والمتعاونين معها بتقارير دورية عن أهم إنجازات الندوة ومنا شطها .
o         تنظيم عقد المؤتمرات الصحفية والدعوة إليها .
·                 قسم الإنتاج الفني : ويعنى بالجانب التوثيقي لمناشط الندوة وفعالياتها صوتاً وصورة وذلك من خلال :
o        إعداد مكتبة صوتية تضم سجلا كاملا لمؤتمرات الندوة والأحاديث والتصريحات الصحفية المذاعة والمتلفزة .
o         متابعة تنفيذ البرامج التي تدعمها الندوة أو تنفذها في الإذاعة والتلفزيون .
o         تصميم ما يصدر عن الندوة من مواد إعلامية ومنشورات .
o         تزويد موقع الإنترنت بأخبار الندوة ومنا شطها أولاً بأول .
o         إعداد المكتبة الصوتية لمؤتمرات الندوة والأحاديث والتصريحات الصحفية .
o         تنظيم المؤتمرات الصحفية والدعوة إليها إلى جانب إعداد التحقيقات عن الندوة ونشرها في الصحف المحلية والأجنبية .
o         إعداد مقالات صحفية عن الندوة ، وترتيب مقابلات إعلامية للندوة .
 
·                قسم العلاقات العامة : ويعنى بتوطيد العلاقة بين الندوة والجهات الأخرى والتعريف بالندوة ونشاطاته
·                وحدة التصاميم : وتعنى بتصميم القوالب الفنية والمواد الإعلامية للندوة ومن مهامها :
§         تصميم كل ما يصدر عن الندوة من مواد إعلامية ومنشورات .
§         إعداد التقاويم السنوية المطابقة لتقويم أم القرى بشعار الندوة .
§         – تصميم البرشورات التعريفية والملصقات الدعائية وشهادات التقدير .
§         * موقع الندوة : يهتم بمتابعة أخبار الندوة ومناشطها ونشره على الشبكة وذلك من خلال :
§         متابعة ورصد مناشط وأخبار الأمانة العامة والمكاتب الخارجية والداخلية ونشره على الموقع .
§         إعادة صياغة ما يرد للموقع من أخبار وتهيئتها للنشر .
§         نشر فعاليات الإدارات واللجان على الموقع أولاً بأول وفق ضوابط النشر الخاصة بالموقع وسياسته التحريرية .
·        قسم علاقات المتطوعين : ويهدف إلى رفع مستوى الأداء في العمل التطوعي وإيجاد مجالات لاستيعاب واستقطاب المتطوعين واستقبالهم وتوجيههم لخدمة مناشط الندوة ، وإعداد قاعدة بيانات بأسمائهم وتخصصاتهم .